Cada vez los proyectos requieren de procesos más complejos, por lo que tiende a no satisfacer al 100% las necesidades de los clientes, por esta razón aparecieron las metodologías Agiles y dentro de estas nace el Marco de Trabajo Scrum, el cual permite reducir las incertidumbres y mejorar la satisfacción de los clientes en el desarrollo de proyectos complejos.
Scrum aplica e impulsa un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente en grupo y obtener el mejor resultado posible de un proyecto, ayuda a resolver problemas en diferentes situaciones, cuando las entregas se alargan demasiado (los costos se disparan) o la realidad cambia continuamente o cuando se necesita capacidad de reacción ante la competencia.
Hoy en día es importante que un profesional domine la Agilidad y Scrum ya que le permite analizar e integrar las necesidades de los clientes en menos tiempo, dominar rasgos del equipo de trabajo, lo que en conjunto permite reducir los riesgos y aumentar la velocidad a la que avanzan las entregas de un proyecto o servicio.
¿Cuál es el camino que debo seguir?
Para lograr el objetivo de interiorizarte en las metodologías Ágiles y en particular en el Marco de Trabajo Scrum, debes entender los cambios en la filosofía de trabajo y en la forma de abordar los proyectos, está nueva visión la entrega la metodología Ágil, donde es necesario adoptar y entender la nueva forma de abordar los desafíos para tener términos exitosos en los proyectos.
En resumen, Agilidad es es una filosofía, cultura, mentalidad o un conjunto de valores y principios que nacen e integran prácticas que se basan en el manifiesto ágil, donde se definen cuatro valores o pilares.
Un poco de Historia. Un grupo de desarrolladores de software, críticos del enfoque tradicional en la construcción de proyectos de desarrollo de software, se reunió́ en 2001 con el objetivo de discutir sobre los problemas que evidenciaban y nuevos los métodos que estaban surgiendo como alternativa a las metodologías tradicionales.
En la actualidad no podemos perder tiempo, recursos económicos y materiales, personas, oportunidades, clientes, entre otros, por la construcción de componentes irrelevantes en los productos, por el solo hecho de que estos fueron definidos por un cliente al inicio de un proyecto y establecidos en un contrato, sin contemplar los cambios en el entorno y condiciones en general.
¿Qué elementos tenemos que considerar?
Iniciar el camino en la agilidad requiere contar con 3 principales elementos,
· Las personas capacitadas en el uso de Marcos Ágiles.
· Procesos y estructuras adecuadas para soporta esta nueva forma de trabajar.
· La tecnología que soporte el uso de Marco Ágil.
Se debe tener en presente que la Agilidad se centra en la persona, más que en la tecnología; la tecnología siempre es un catalizador, un potenciador de lo que se va a desarrollar, por lo cual no hay que dejarlas de lado, muy por el contrario hay que mantenerla muy cerca y utilizarla de buena forma; la tecnología viene a ayudar, pero no es la solución a los problemas en agilidad, no es porque una empresa tenga un software ágil se soluciona el problema, se requiere de procesos, de personas capacitadas, tanto en el uso de las tecnologías, como en el uso de estos Marcos Ágiles.
Hay que identificar aquellas oportunidades donde tiene sentido implantar la agilidad, no todo se soluciona con la agilidad, y no todo se soluciona con un mismo Marco Ágil, por lo cual hay que saber identificar las oportunidades donde es eficiente, eficaz, es útil y necesario utilizar Agilidad.
La agilidad no es una bala de plata que solucione o eliminar cualquier amenaza o dé respuesta automática a cualquier problema se requiere de una evaluación de aquellas áreas en las que podría funcionar mejor, “No se deben forzar los procesos por implementar la Agilidad”, muchas veces por ajustar o utilizar agilidad las empresas comienzan a forzar ciertos procesos y se termina utilizando un Marco de Trabajo que sirve para una cosa en tareas que son totalmente distinta y finalmente se termina culpando al marco ágil por algo que no se puede cumplir y no es problema de un Marco sino que el problema es que se eligió mal el Marco a utilizar
Cuando se tiene gestión de proyectos de largo plazo idealmente se puede utilizar, por ejemplo, Scrum; y cuando tenemos tareas inmediatas Kanban; si se quieres solucionar las tareas inmediatas con Scrum probablemente el marco no lo soporté porque requiere de ciertos hitos, iteraciones, eventos, etcétera, los cuáles las tareas inmediatas muchas veces no se pueden forzar a desarrollar.
Cultura Agile, el mejor antídoto frente al entorno VUCA
El término VUCA se originó con el Colegio de Guerra del Ejército de los Estados Unidos para describir las condiciones resultantes de la Guerra Fría. Desde entonces, el concepto de VUCA ha sido adoptado por empresas y organizaciones de muchas industrias y sectores para guiar el liderazgo y la planificación estratégica. Una conciencia de las fuerzas representadas en el modelo VUCA y las estrategias para mitigar el daño que pueden causar son parte integral de la gestión de crisis y la planificación de la recuperación de desastres.
Para la mayoría de las organizaciones contemporáneas (empresas, ejército, educación, gobiernos, etc.) VUCA es un código práctico de consciencia y preparación. Más allá del simple acrónimo es un conjunto de conocimientos acerca de anticipación, evolución e intervención.
A cierto nivel, la gestión VUCA entra en contacto con los valores y objetivos de la empresa. Una empresa preparada y resuelta está comprometida con sus objetivos estratégicos.
Los ejemplos más claros del entorno VUCA los vemos en empresas de sectores como la banca, la industria o los servicios, donde deben manejar día a día la incertidumbre generada por las fluctuaciones del mercado y los avances tecnológicos. Cada vez son más los sectores que se ven afectados por este concepto, y cada vez serán más las empresas que deberán lidiar con las trabas planteadas por el entorno VUCA.
Frente a la volatilidad del entorno se necesitan pautas que clarifiquen cómo abordar con mayores probabilidades de éxito los desafíos a los que los profesionales y organizaciones se enfrentan, sde está inmersos en un entorno VUCA; frente a frecuente variabilidad de las condiciones del entorno, en el que los cambios se suceden a gran velocidad, con la inestabilidad que ello conlleva, se necesita bajar la visión de empresa a cada equipo de trabajo, que sirva de brújula y entregue sentido a las acciones diarias, que se ancle al presente, pero con la mirada puesta en el futuro. Es importante que en la comunicación diaria se haga referencia a ella de una u otra manera para que se perciba “viva” o “presente”.
Ante la ausencia de predictibilidad, se está en un entorno en el que los individuos y las organizaciones se mueven principalmente en el corto plazo. Loo que genera incomodidad, ya que, por lo general, las personas necesitan sentirse “seguras”. Ante esta circunstancia, es de sentido común, que no solo se acepte, sino que se abrace la incertidumbre.
Para lograr esto y a la vez los colaboradores minimicen su percepción de inseguridad, la estrategia más efectiva es implantar un sistema de (reuniones de sincronización diarias, retrospectivas de mejora continua, etc.) espacios físicos y/o virtuales en los que se informe continuamente al equipo, donde se escuche las opiniones de aquellos que están más cerca del cliente, donde se acuerden los objetivos, se unifiquen criterios, etc. ¿Para qué? Para que las personas se involucren y se genere un fuerte lazo con el proyecto.
Para minimizar los efectos VUCA
· Es fundamental crear organizaciones en las que predomine la impregne lo que significa Trabajar de la forma más sencilla posible, simplificando procesos y yendo a lo fundamental.
· Preguntarse, ¿de todos los procesos internos que se realizan ¿cuáles aportan valor al cliente?, y aquello que no tenga una transferencia positiva en los clientes, minimizarlo o eliminarlo, ya que se trata de un desperdicio (Kaizen).
Si se unen volatilidad, incertidumbre y complejidad, da como resultado un entorno, en el que el mejor antídoto para afrontarlo es desarrollar un pensamiento Agile, en donde Agile es una actitud, no una técnica con límites.
Agile, es mucho más que implantar un marco de trabajo como SCRUM. Agile es un mindset sustentado por una serie de principios y valores. Es desarrollar una cultura específica que está constituida por los comportamientos que manifiestan las personas.
Por ello, es crucial realizar un abordaje en ambos sentidos:
· Procesos: implantación de marcos de trabajo Agile.
· Personas: trabajar sobre las creencias y valores de la organización.
Acá nos nace una simple pregunta, “¿Por qué?”, la experiencia indica que las empresas que fracasan en Agilidad, son aquellas que no tienen en cuenta el componente Personas. Agilidad se fundamenta en la transformación de las relaciones dentro de la organización, recayendo el poder en las personas capacitadas en lugar de las jerarquías y en la creación de equipos de trabajo de alto rendimiento autogestionados, multidisciplinares e inmersos en entornos colaborativos y de mejora continua.
Todo esto, implica un profundo cambio de mentalidad en la forma de dirigir, comunicar, tomar decisiones y gestionar, además de un aprendizaje de las técnicas y herramientas que lo hacen posible. De esta manera se pueden realizar las intervenciones a medida para conseguir el cambio necesario para abordar con agilidad y éxito el entorno VUCA.
Marco de Trabajo SCRUM
Scrum es un marco de trabajo que define un conjunto de eventos, prácticas y roles, los que pueden tomarse como base dentro de un proyecto complejo.
Scrum se basa en la inteligencia colectiva de las personas que lo utilizan. En lugar de proporcionar a las personas instrucciones detalladas, las reglas de Scrum guían sus relaciones e interacciones.
El Scrum Team consta de un Scrum Master, un Product Owner y Developers.
CONTROL EMPIRICO VS CONTROL PREDICTIVO
Control Predictivo
La complejidad de un proyecto puede depender de diferentes factores como, por ejemplo:
Requisitos poco definidos, ambiguos, incompletos, poco maduros o cambiantes.
Tecnologías nuevas, inestables o con muchos elementos diferentes a integrar.
Personas trabajando juntas con diferentes habilidades técnicas, experiencia, formación, valores, motivaciones, inteligencia, habilidades sociales, habilidades de relaciones interpersonales, de enfoques de gestión, diferentes vidas personales, disponibilidad, y diversidad de criterios.
El control predictivo, usado en lo que comúnmente se llama “proyecto tradicional en cascada” tiene las siguientes características:
1. Asume que es posible predecir y detallar a largo plazo las variables del proyecto (requisitos, planificación y recursos/costo, relacionados directamente con la calidad del producto en el Triángulo de Hierro).
2. Se realiza un desarrollo en cascada del proyecto con la secuencia típica de actividades de recolección de requisitos, análisis, diseño, desarrollo, pruebas y aceptación por el cliente (“waterfall”).
3. El proyecto está preparado para ser entregado hacia su final (o al final de una fase de varios meses), momento en que riesgos y tareas no previstos afloran, retardando la entrega, obligando al equipo a sobre esforzarse y comprometiendo la calidad, con la consecuente insatisfacción del cliente.
Control Empírico
El control empírico (el utilizado en Scrum) tiene las siguientes características:
1. Asume que hay un horizonte de predicción de las variables del proyecto dado que siempre hay cambios en el contexto del proyecto debido a la indeterminación y complejidad propios.
2. Para gestionar la complejidad y obtener el mayor valor posible, el proceso de control del proyecto debe ser empírico, basado en inspección y adaptación regular en función de los resultados que se van obteniendo y del propio contexto del proyecto.
3. Al cliente le resulta más sencillo ir entendiendo el producto que necesita conforme se va desarrollando, cosa que le implica un esfuerzo menor cada vez que debe tomar decisiones.
4. Pareciera que un control empírico tiene un costo adicional respecto a utilizar un proceso predictivo.
5. En proyectos complejos este costo se ve compensado por evitar el gasto todavía mayor en que incurre un proyecto tradicional en cascada cuando no se cumplen las expectativas del cliente.
En Scrum el control empírico del proyecto se aplica de manera regular mediante las siguientes prácticas:
1. El cliente aporta feedback del proyecto inspeccionando los resultados en la demostración que se realiza al final de cada iteración. A partir de datos objetivos realiza las adaptaciones necesarias en la lista de requisitos priorizada.
2. El equipo mejora de manera continua su metodología de trabajo y el entorno del proyecto en la retrospectiva que se realiza al final de cada iteración. Las tareas resultantes se incluyen en las planificaciones de las siguientes iteraciones.
3. Los miembros del equipo se comunican en cada reunión diaria de sincronización para poder realizar las adaptaciones necesarias entre ellos que permitan conseguir el objetivo de la iteración en curso y del proyecto.
Usar SCRUM en la Cotidianeidad?
Al igual que en el mundo laboral, en la cotidianeidad se puede aplicar SCRUM para poder optimizar los procesos, centrarse en las tareas que se tienen que llevar a cabo y al mismo tiempo tener una guía y refuerzo positivo ante las tareas cotidianas pero sobretodo, en los proyectos personales y teniendo presente que el entorno es VUCA, por ejemplo, ante el confinamiento del COVID, ante la realidad de trabajar desde casa, pasar muchas horas en un mismo sitio y tener siempre un computador en frente, los individuos se vieron obligados a convertirse en los “trabajadores del futuro”, en donde se temía verdaderamente por la productividad y a perder el foco preso de la postergación y afloraron las auto dudas, que ocurre cuando juzgamos nuestras habilidades como ineficientes o inadecuadas.
Este nuevo paradigma llevó a las personas a reorganizar sus actividades y en definitiva sus vidas.
Sabemos que SCRUM es un Marco de Trabajo que se usó incipientemente en el mundo empresarial y muy frecuentemente en el ámbito IT o de desarrollo de software, cuya principal cualidad es la creación de procesos de producción con iteraciones que logran que el producto vaya creciendo realizando en todo momento pequeñas entregas que aportan valor.
Pero se debe tener muy presente, que este Marco de Trabajo ha evolucionado, que se esta utilizando en el día a día, las personas han adaptado procesos a varios puntos claves que han hecho que dejen de divagar y perder el tiempo.
Era normal hacer un esfuerzo, tras una jornada laboral, centrarse en casa y ponerse de nuevo frente al computador a desarrollar otros proyectos.
Visto ahora con perspectiva, se destaca algo de lo cual hay que huir, que es el hecho de sentarse y decir qué se debe hacer, ha sido diferencial el tener asignadas algunas tareas y tener en vista el incremento de la productividad.
Claves para dejar de procrastinar
A continuación se destaca lo esencial para dejar de perder el tiempo frente al computador:
Marcar objetivos claros, concretos y alcanzables a corto plazo.
Realizar sólo una tarea a la vez.
Simplificar al máximo cada tarea, no complicarse y buscar alternativas efectivas.
Limitar el tiempo que le dedicas.
Cuando se tienen muchas horas por delante, se deben asignar varias tareas distintas por franjas horarias, con esto se evitará la saturación y/o el aburrimiento.
Tomar descansos de vez en cuando, aunque se esté muy entusiasmado con algo.
Cuando algo los haga pensar demasiado, se debe pasar a otra cosa. Insistir en lo mismo sólo hará perder el tiempo, retomarlo en otra ocasión con la mente fresca.
Pero aún no hemos comenzado con nada que se le parezca a SCRUM.
Principios SCRUM en la Vida
Para implantar SCRUM en la cotidianeidad se deben recoger los principios más aplicables a nivel individual y quedase con un esquema para propios sprints:
Definir un Product Backlog
Tabular los objetivos a medio y largo plazo, analizándolos detalladamente para determinar su viabilidad y sacar acciones concretas que me lleven a realizarlos o acercarme a dicha meta.
Medir los objetivos
Es importante ser muy conciso y no quedarse en por ejemplo “retomar mi actividad en redes sociales para reforzar mi marca personal” sino concretar en algo como “lograr postear al menos 4 veces por semana” o “lograr 500 seguidores en 6 meses”.
Dividir las tareas
Una vez que se tienen definidos los objetivos y extraídas las acciones que pueden conducir a cumplimiento, es hora de detallar y dividir en tareas pequeñas. Es una de las acciones, más importantes; es muy común sentirse abrumado con el objetivo final, perder tiempo pensando en cómo llegar a él y centrar la vista sólo en el último paso cuando, lo más importante es ir poco a poco, afrontando tareas cortas y sencillas que acaben sumando al final.
Adaptarse a los cambios
Para hacer SCRUM en la vida diaria, también se debe tener la capacidad de adaptación, que estés sólo frente al trabajo no significa que no puedan salir impedimentos. Lo mejor es no sofocarse ni frustrarse y si es necesario, subdividir aún más las tareas, ser flexibles y cambiar los planteamientos si se han visto alterados.
Marcar las tareas realizadas
Este simple gesto da más de lo que se cree, es de esas cosas de las que se duda cuando se lo plantean. Se convierte en un refuerzo positivo y el subconsciente se convence de que se estás avanzando, de que se logran cosas que antes no se era capaz o en las que se empleaba mucho tiempo.
En SCRUM esto se lleva a cabo con un tablero, muchos usan Trello para tener tres columnas bien diferenciadas, las tareas a realizar (to do), las que están en proceso (doing) y las terminadas (Done).
Redactar la “definición de realizado”
No se deben tachar como terminadas tareas algo ambiguas. Por esta razón existe la “definición de hecho”, donde solo se marcan los requisitos que alcanzan esta definición de tarea completada.
Reunión de planificación
Aunque se trabaje solo, se recomienda realizar una vez a la semana (o la duración que hayas estimado para el sprint) una reunión de planificación, donde te asignes las tareas a realizar en la próxima iteración y en la que se puedan replantear cambios con respecto a otras semanas para tener un resultado más óptimo.
Retrospectiva
Sentarse a pensar y a replantear cosas del sprint, a veces esas ideas se esfuman entre pensamientos del día a día y no terminan por tomar conclusiones, pero sobretodo acciones de mejora.
Observa como fue el desempeño en la última iteración, qué no hizo, por qué fue así y qué se debe hacer para cambiarlo.
En ocasiones simplemente es una puesta en valor que sirve como aprendizaje, ya que se irás midiendo en cuanto a tiempos, motivación o efectividad de las medidas.
Finalmente, no siempre se tendrá un entregable ya que puede que no se esté creando un producto en sí, pero seguro que si se llevan a cabo estos consejos se nota cómo se van logrando objetivos o se va encontrando el camino para acercarse a ellos.
Marco de Trabajo Scrum y la Empleabilidad
Tenemos que destacar que estamos viviendo la Cuarta Revolución Industrial, en cada revolución hay un cambio cultural y la aplicación de nuevas tecnologías, en donde la fuerza laboral se debe adaptar con nuevas competencias para sobrevivir a estos cambios.
Desarrollar nuevas capacidades que permitan reinventar constantemente la empresa, repensando los modelos de negocio, la experiencia de los clientes, el empoderamiento de los empleados y la optimización de las operaciones, por medio de la incorporación de nuevas tecnologías
El dominio digital es la base de las buenas oportunidades en el mercado laboral de hoy en día. Las empresas que no hayan pasado ya por un proceso de transformación digital, o lo están atravesando, o bien, están buscando hacerlo, lo que está propiciando nuevas oportunidades para perfiles profesionales emergentes. El camino analógico ya no es una alternativa y la gestión de los proyectos de la era digital, pide profesionales ágiles, como sucede en los ámbitos Scrum y Agile.
Debido a que esta nueva era digital está llena de incógnitas y basada en los entornos de incertidumbre, se necesitan métodos de gestión de proyectos que sean capaces de abordar VUCA y sortear los imprevistos que aparecen día a día. Así, cada vez más, la gestión de proyectos tradicional se va poniendo más en crisis y la demanda de profesionales formados en metodologías ágiles son cada vez más requeridos.
Se han generado nuevos perfiles, que se presentan como el futuro de la gestión de proyectos y que, en los últimos años, están teniendo una importante proyección en cuanto a la demanda y perspectivas laborales y que entran dentro de los ámbitos Scrum y Agile.
Para conseguir un equipo de alto rendimiento, es indispensable la figura del Scrum Master o Facilitador. Entre las funciones propias de su rol, se encuentra la de fortalecer las relaciones al interior de los equipos de trabajo, así como generar sinergias con el cliente o Product Owner. Adicionalmente, de un tiempo a esta parte, el Rol del Scrum Master ha crecido en popularidad y es uno de los perfiles más requeridos por las empresas
Al observar el mercado, se deduce que la tendencia está cambiando. La mayor parte de las empresas se encuentran en proceso de implementación o en las primeras fases de sus transiciones hacia la agilidad. Si tenemos en cuenta que solo un bajo porcentaje de los participantes trabaja en compañías en una etapa avanzada, se puede afirmar que la demanda de Scrum Masters crecerá en un futuro no muy lejano.
Una certificación profesional, añade mucho valor a cualquiera que sea el perfil ante un posible empleador, potenciando las oportunidades laborales y abriendo las puertas a mejores condiciones de empleo y es una inversión valiosa desde una perspectiva profesional.
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