Kaizen es una metodología que se emplea de forma diaria para el mejoramiento continuo de los individuos, la estructura social y empresarial. Kaizen (‘cambio a mejor’ o ‘mejora’), engloba el concepto de un método de gestión de la calidad muy conocido en el mundo de la industria.
Es un proceso de mejora continua basado en acciones concretas, simples y poco onerosas, y que implica a todos los trabajadores de una empresa, desde los directivos hasta los trabajadores de base.
Como implica un cambio de actitud en el trabajador y también en la empresa, ambas definiciones apuntan a diferentes partes pero en ningún momento pierden su conexión, la una no puede existir sin la otra, algo parecido a la filosofía taoísta que establece el yin y yang.
Ser proactivo y no asumir que los nuevos métodos de trabajo funcionarán mejor que los tradicionales son algunos de los principios que definen qué es Kaizen, esta filosofía y metodología de trabajo no sólo puede aplicarse empresas del ámbito productivos, sino que es apta para cualquier tipo de empresa; conocer qué es Kaizen es entender que, en esencia, combina los talentos de todas las personas que componen la organización para crear un equipo poderoso que continúa, mejorando, creciendo y construyéndose sobre sí mismo al permitir, centrarse en mejorar partes específicas de la organización.
Etimológicamente la palabra sinojaponesa kaizen, cuyo significado se puede descomponer así:
· KAI en japonés, gǎi en chino; significa ‘cambio’ o ‘la acción de enmendar’.
· ZEN en japonés, shàn en chino; significa ‘bueno’ o ‘beneficio’. No confundir con la filosofía zen.
Cuando se menciona Beneficio está más relacionado con un beneficio común, de la sociedad y no de intereses individuales; una persona no se puede beneficiar a expensas de otra. El beneficio que concierne a este concepto debe ser sustentable para siempre; Zen es un término que refleja un acto realmente altruista, que beneficie a otros.
El concepto kaizen, se refiere a cualquier cambio a mejor, ya sea grande o pequeño, puntual o continuo, de forma similar a la palabra mejora en español. En particular, la palabra kaizen en japonés no incorpora nada que connote un proceso continuo, y no puntual, de mejora.
La definición real de kaizen es más personal, y ocurre dentro de la propia mente para los japoneses. Kaizen podría traducirse mejor como "autodesarrollo continuo". Existe en Japón una clara distinción entre los dos conceptos: la mejora y el autodesarrollo. Por eso, incluso en Norteamérica, los empleados de Toyota suelen decir "Kaizen" en su japonés original, en lugar de intentar traducirlo al inglés.
Algo de historia, en Japón durante los años 50, la ocupación de las fuerzas militares estadounidenses trajo consigo expertos en métodos estadísticos de control de calidad de procesos que estaban familiarizados con los programas de entrenamiento denominados TWI (Training Within Industry), cuyo propósito era proveer servicios de consultoría a las industrias relacionadas con la Guerra.
Los programas TWI durante la posguerra se convirtieron en instrucción a la industria civil japonesa, en lo referente a métodos de trabajo (control estadístico de procesos). Estos conocimientos metodológicos los impartieron William Edwards Deming y Joseph Juran; y fueron muy fácilmente asimilados por los japoneses.
Es así como se encontraron la inteligencia emocional de los orientales (la milenaria filosofía de superación), y la inteligencia racional de los occidentales y dieron lugar a lo que ahora se conoce como la estrategia de mejora de la calidad kaizen. La aplicación de esta estrategia a su industria llevó al país a estar entre las principales economías del mundo.
Kaoru Ishikawa retomó este concepto para definir como la mejora continua o kaizen, se puede aplicar a los procesos, siempre y cuando se conozcan todas las variables del proceso.
“Un buen resultado siempre es fruto de un proceso óptimo”
La implementación no solo tiene por objeto, que la compañía como las personas que trabajan en ella se encuentren bien hoy, sino que la empresa es impulsada con herramientas organizativas para buscar siempre mejores resultados.
Partiendo del principio de que el tiempo es el mejor indicador aislado de competitividad, reconoce y elimina desperdicios en la empresa, sea en procesos productivos o en fase de proyecto, de productos nuevos, del mantenimiento de máquinas o incluso de procedimientos administrativos. Trae consigo resultados concretos, tanto cualitativos como cuantitativos, en un lapso relativamente corto y a un bajo costo (aumenta el beneficio) apoyado en la sinergia que genera el trabajo en equipo de la estructura formada para alcanzar las metas establecidas por la dirección de la compañía.
Kaizen no requiere una gran inversión para su implementación, ya que no depende necesariamente de grandes desembolsos para implementarla, sino que se puede empezar con lo que ya se tiene. Al contrario el Kaizen en lugar de traer más gastos traerá mejores réditos. Todo lo anterior sin necesariamente invertir en nueva tecnología, sino actuando con los recursos que ya se poseen pero disponiendo de ellos de mejor manera y mejorando los procesos.
Los equipos Kaizen deben ir revisando y mejorando día a día en el tanto de la capacidad de sus recursos. Lo importante es que si el equipo llega a tener una solución y debe hacer una inversión, esta debe ser aceptada por el negocio. Cabe destacar que no todas las soluciones deben ser con inversión. Las herramientas más utilizadas en Kaizen son Ishikawa, Paretto e Histograma
El Kaizen utiliza el Círculo de Deming como herramienta para la mejora continua. Este círculo de Deming también se le llama PDCA por sus siglas en inglés.
Plan (Planear): en esta fase el equipo pone su meta, analiza el problema y define el plan de acción
Do (Hacer): Una vez que tienen el plan de acción este se ejecuta y se registra.
Check (Verificar): Luego de cierto tiempo se analiza el resultado obtenido.
Act (Actuar): Una vez que se tienen los resultados se decide si se requiere alguna modificación para mejorar.
Los grupos Kaizen están basados en el círculo de calidad desarrollado por Kaoru Ishikawa. Están compuestos por 4 integrantes, un líder y un asesor metodológico, tienen planes a un año para resolver problemas utilizando la ruta de la calidad:
1. Definición del Problema.
2. Reconocimiento de las Características del Problema (Observación).
3. Búsqueda de las principales causas (Análisis).
4. Acciones para eliminar las causas (Acción).
5. Confirmación de la eficacia de la acción (Verificación).
6. Eliminación permanente de causas (Estandarización).
7. Revisión de actividades y planificación del trabajo futuro.
En especial se utilizan para mejorar procesos de calidad.
Kaizen 2 días 2 horas, también es llamado kaizen Nissan; se especializa en mejoras de productividad, modificando los puestos de trabajo, un grupo interdisciplinario trabaja en la mejora de un puesto de trabajo, analizando y aplicando los cambios inmediatamente, normalmente la hace el supervisor de línea y estrictamente se dedica este tiempo a implementar mejoras rápidas para disminuir el tiempo de ejecución de las labores.
Kaizen Kobetsu las mejoras enfocadas son actividades que se desarrollan individualmente o con la intervención de las diferentes áreas comprometidas en un proceso productivo, con el objeto maximizar la efectividad global de equipos, procesos y compañías en general; todo esto a través de un trabajo organizado individualmente o en equipos inter disciplinario, empleando metodologías específicas y concentrando su atención en la eliminación de los despilfarros que se presentan en las plantas industriales.
Se identifican tres tipos de despilfarros:
· Kobetsu Kaizen Flash: problemas de baja complejidad, expuestos en las reuniones diarias de 5 minutos, deben ser resueltos en un máximo de 3 horas. Es usual que la solución se implemente a través del colaborador que la propuso o alguien de su mismo rango. Es común que el equipo se integre entre 5 y 12 personas, con un líder incluido.
· Evento Kaizen: oportunidades de mejora más complejos que serán resueltos en un límite de 8 horas. En este caso de igual forma es usual que la solución sea resuelta por el trabajador que propone la resolución u otra persona de su mismo puesto.
· Kobetsu Kaizen: Nivel mayor de complejidad. En este caso intervienen equipos multidisciplinarios utilizando herramientas más complejas como VSM, AMEFS, House Quality y control estadístico de procesos, por ejemplo. Su duración es de 16 horas, máximo, distribuidos en 3 horas al día.
Kaizen Teian, tiene como principio, que todas las ideas son inútiles si estas se implementan. Con lleva un gran compromiso de parte de los empleados e incluye que todas las áreas no importando cual, se animen a entrar en esta nueva cultura.
Desde recursos humanos, mandos intermedios y en genba o en el sitio de la acción. Se tiene muy presente un concepto en lean, que el octavo desperdicio (talento humano) puede estar presente, el concepto desperdicio envuelve todos aquellos recursos no aprovechados para realizar un producto o prestar un servicio en forma óptima.
En este tipo de kaizen se tiene la idea de acumular pequeñas mejoras, con el objetivo de un progreso sostenido y es necesario que los trabajadores estén directamente relacionados a la mejora.
Es muy importante mostrar el apoyo a todos los colaboradores dispuestos a sugerir cambios, al inicio algunos de ellos, pueden no ser beneficiosos o útiles pero es esencial que se demuestre el agradecimiento por el aporte y la intención. Si bien es usual que se ofrezcan ciertos beneficios o incentivos por las sugerencias de mejora, se insiste en que estas no sean económicas ni ostentosas, ya que se puede cometer el error, que los empleados terminen participando solo por los beneficios dando opiniones que no aporten un beneficio, únicamente para cumplir con el compromiso y no para realizar una mejora continua.
Kaizen y las 5S
Las 5S son conceptos que funcionan como base del kaizen, estas se implementan de forma continua y sólo una a la vez, es decir, después de implementar una con éxito se continúa con la siguiente, y así sucesivamente.
1. Seiri (La Clasificación): este concepto implica realizar una distinción entre cosas esenciales y no esenciales, para evitar que las menos importantes perturben en la actividad normal:
o En primer lugar es necesario marcar unos criterios para la clasificación. Es decir, determinar la utilidad de cada objeto, su frecuencia de uso, la cantidad, etc.
o Aquellos objetos innecesarios se pasan a un área de espera. A partir de ahí, el responsable decidirá qué se hace con ellos.
o Los que hayan pasado esta primera fase se clasificarán dependiendo de su frecuencia de uso.
2. Seiton (El Orden): hace referencia a la organización del material necesario para la producción del producto, y de esta forma, los individuos no pierden tiempo en encontrarlos, lo que lleva a un aumento en la productividad.
o Selecciona aquellos que se utilizan cada hora o diariamente dentro del espacio al que llegues únicamente estirando los brazos. Esos serán prioridad.
o Aquellos que utilices con menos frecuencia pero se usan una vez por semana o al mes déjalos cerca. De este modo, irás organizándote.
3. Seiso (La Limpieza): se relaciona con la limpieza del lugar de trabajo para que la productividad no resulte afectada. Son los mismos trabajadores quienes deben asegurarse de que su sitio de trabajo está limpio y para ello se debe desarrollar un plan de responsabilidades; hoy en día esto puede verse plasmado en la ecología y los valores que favorezcan la eliminación de la contaminación.
4. Seiketsu (La Estandarización): es la higiene y limpieza de la persona por medio del uso de ropa y accesorios adecuados.
o Diseña procedimientos que midan periódicamente el seguimiento de los tres primeros puntos.
o Plasma la nueva configuración de los objetos en documentos para que todos los trabajadores puedan acceder a ellos de manera sencilla.
o Crea otro documento con los horarios, las reglas y responsabilidades de la limpieza.
o Y, por qué no, incentiva a tu equipo con premios o reconocimientos.
5. Shitsuke (La Disciplina): es la disciplina, compromiso y determinación que lleva a garantizar el cumplimiento de los anteriores elementos, lo que permite disfrutar de los beneficios de esta metodología.
o Tu equipo debe tratar el sitio de trabajo como si fuera su propia casa.
o Asegúrate de que todos los trabajadores tengan asimilado el proceso.
o Toma el papel de un buen líder y asegúrate de dar ejemplo sobre cómo participar activamente en el cumplimiento de las 5S.
Los 10 puntos del espíritu Kaizen que siempre se deben tener presente
1. Abandonar las ideas fijas, rechazar el estado actual de las cosas.
2. En lugar de explicar lo que no se puede hacer, reflexionar como hacerlo.
3. Realizar inmediatamente las buenas propuestas de mejora.
4. Corregir un error inmediatamente in situ.
5. Encontrar las ideas en la dificultad.
6. No buscar la perfección, ganar el 60 % desde ahora.
7. Buscar la causa real, respetar los 5 “por qué” y después buscar la solución.
8. Tener en cuenta las ideas de 10 personas en lugar de esperar la idea genial de una sola
9. Probar y después validar.
10. La mejora es infinita.