APRENDIENDO OKR



¿Qué es OKR?


La sigla OKR o (acrónimo en inglés) de “Objectives and Key Results” que en español se traduce como objetivos y resultados clave. Es una metodología de planificación colaborativa para materializar estrategias y dar seguimiento a las metas prioritarias de cualquier empresa, equipo o individuo.


OKR está compuesto de:

  • Un Objetivo, se refiere a ¿Qué se quiere lograr?, es algo concreto y llama a la acción.

  • Una serie de Resultados Clave (entre 2 y 5), que miden el progreso hacia el Objetivo y determina el cómo se logrará un objetivo.

  • Iniciativas que puntualmente describen el trabajo necesario para generar progreso.


Los OKRs son una excelente herramienta para alinear organizaciones completas a una estrategia, priorizando y enfocando el trabajo en lo más relevante; son una combinación de un objetivo y unos resultados claves asociados a ese objetivo, lo cual ayuda a visualizar qué es el éxito que se busca y a entender si se está en el camino correcto.


Un error muy común es pensar que los OKRs son indicadores y métricas como los KPIs; los OKRs no son indicadores sino un sistema de metas completo basado en principios de gestión Ágil.


“Los OKRs son un marco de gestión de metas de Silicon Valley. Es un sistema simple para crear alineación con metas dinámicas y medibles con cadencias cortas”.


Un Poco de Historia


Los Objectives and Key Results, surgen en 1954 con la publicación del libro de Peter Drucker, Management by objectives (considerado el mayor filósofo de la administración del siglo XX), una época en la que adquirió gran importancia en las empresas la gestión, pensada para mejorar el rendimiento de los empleados y fueron creados en la década de los ´70 por el ex CEO de Intel, Andrew Grove, teniendo como finalidad simplificar la forma de encarar los objetivos principales de una empresa; los comenzó a usar como parte de una evolución del proceso conocido como Management by Objectives;


Esta metodología se comenzó a utilizar en los ´80, es una parte fundamental en los métodos de trabajo de empresas tan conocidas como Google, LinkedIn o Twitter. Google se encargó de popularizar los OKRs, en 2013, cuando Google Ventures publicó un vídeo hablando de cómo la compañía consigue lograr objetivos a través de este sistema. Gracias a esto, los OKR crecieron en seguidores.



· Aporte de los OKR en diversos ámbitos


1. Elementos de los que consta el sistema OKR

  • Propósito

  • Objetivos

  • Resultados Claves

  • Tareas

  • Superpoderes

  • CFR (Conversación, Feedback, Reconocimiento)

  • Cultura

  • Liderazgo

  • Transparencia

  • Son Públicos

  • Generan Métrica


2. ¿Por qué usar los OKRs?

  • Motivación Personal, los OKRs nos ayuda a superarnos a nosotros mismos

  • Excelencia Empresarial

  • En OKR se puede empezar en pequeño

  • Es fundamental medir el progreso

  • Lograr de manera recurrente pequeñas mejoras

  • Introducir en las empresas los conceptos de CFR

  • El Foco es uno de los denominados Superpoderes en OKR

  • Puede surgir de los propios trabajadores.

  • OKR apoyo para buscar el propósito de las empresas.




3. OKR y superación personal


Aplicando OKR para una mejora continua de la vida profesional y personal. Luego de todas las explicaciones, aclaración de conceptos y ejemplos relacionados al ámbito laboral, nos aparece la idea que aplicar OKR a nuestras vidas personales es simple.

Debemos recordar que este es un “Framework” de metas y objetivos, también, debemos tener presente que todos tenemos metas en nuestras vidas, o deberíamos tenerlas, por ejemplo, si fomentar


Tal vez nos interesa obtener una cierta cantidad de un hábito de lectura o tal vez deseamos mejorar nuestra destreza de cocina y aumentar nuestro repertorio de recetas, o quizás deseamos mejorar nuestra relación con nuestra madre. En cada uno de estos casos, los OKR pueden ser muy útiles.


Hay que recordar que este es un ‘Marco de Trabajo’ de metas y todos tenemos metas, o deberíamos tener metas, en todos los aspectos de la vida, no solo en nuestra carrera profesional. Ejemplo:


Objetivo


En el próximo semestre, quiero mejorar como persona (bueno, tal vez esto sea un poco amplio pero en seis meses les podré decir si lo logré)


Resultados Clave


  • Leer al menos 4 libros en 6 meses.

  • Aprender un nuevo idioma para ampliar mi conocimiento en mi vida laboral

  • Llevar al menos 4 cursos digitales y una certificación Agile, tomando en cuenta mi futuro profesional.


Lo ideal es lograr todo lo que nos proponemos pero algunas estudios indican que si podemos lograr un 80% de nuestros resultados clave, estamos en buena condición y esto se puede convertir en un hábito.




4. OKR aplicado a las empresas

OKR es un método de trabajo interno que, mediante la fijación de objetivos y de sus correspondientes resultados clave, permite definir el trabajo de las empresas, determinar grupos de trabajo y realizar un seguimiento del progreso de cada colaborador. Los OKRs permiten alinear el trabajo de toda la organización y marcar un único rumbo para todos sus miembros y con esto cubrir los objetivos de la empresa y del equipo y, en base a los resultados obtenidos, medir el progreso de cada uno de ellos.


Cuanto más ambiciosos son los OKR, mayor riesgo existe de pasar por alto un criterio esencial. Una solución para salvaguardar la calidad, al tiempo que se presiona para obtener resultados cuantitativos, es emparejar resultados clave, para medir el efecto y su contra efecto, como escribió Grove en High Output Management. Según él, cuando los resultados clave se centran en la producción:



Resultados clave emparejados según cantidad y calidad

  • Objetivo cuantitativo

  • Objetivo cualitativo

  • Resultado

Tres características nuevas.

Menos de cinco errores por característica en la prueba de garantía de mayor calidad.

Los desarrolladores escribirán códigos limpios.

Cincuenta millones de dólares en ventas en el primer trimestre.

Diez millones de dólares en contratos de mantenimiento.

La atención continua de los profesionales de ventas incrementarán el éxito del cliente y los índices de satisfacción.

Diez llamadas de ventas.

Dos nuevos pedidos.

La calidad del contacto mejorará para adecuarse al nuevo umbral de pedidos.



5. KPI v/s OKR


Algo que debes recordar: no confundir los OKR con los KPI. Los primeros buscan marcar objetivos para ir un paso más allá y salir de una situación para explorar un nivel más ambicioso mientras que los KPI son indicadores clave del rendimiento y sirven para medir el progreso de algo que ya se ha puesto en marcha.


Recordemos que KPI es un indicador clave de rendimiento, que muestra en un momento exacto el rendimiento de una actividad, operación, área, etc. Actualmente, hay diferentes tipos de KPI, su aplicación dependerá del tipo de negocio, su maduración y de lo que se desea lograr.


Algunos ejemplos de KPI:


  • Área de marketing: CPL Costo por lead / CAC Costo de adquisición de un cliente.

  • Área de recursos humano: Tasa de rotación de los colaboradores, tasa de deserción, desempeño de los colaboradores.

  • Área de ventas: Ingresos por ventas, volumen de ventas, valor de vida del cliente.


Por lo anterior se puede afirmar que:

  • Los KPIs miden, mientras que los OKRs impulsan los objetivos.

  • Los KPI son para la digitalización y los OKR para la transformación digital


Esto no significa que ambas metodologías se excluyan sino que se complementan. Que una empresa funcione con KPIs no significa que no pueda utilizar la metodología OKR. De hecho se ayudan entre ellas, ya que si un KPI nos muestra que no estamos consiguiendo lo que queremos, podemos consultar los OKR.


Tener presente que en cada período de tiempo puede haber más de un objetivo y que esta cantidad varía en función del tamaño de la empresa y sus necesidades.


OKRs + KPIs = mejora la productividad



6. ¿Qué son los CFR?


Los objetivos anuales de una empresa no van siempre de la mano con el desempeño laboral evaluado al final del año. Es decir, para llegar a la meta propuesta es necesario comprobar cómo va trascurriendo el año, lo que provocó que métodos como los OKR trimestrales se convirtieran en el mejor sustituto de los repasos anuales, lo que provocó que las áreas de recursos humanos determinaran que se debían implementar el modelo ya existente y, además, adaptarlo al entorno laboral. Así, se emergió que, también, la herramienta CFR tenía un valor imprescindible para comprobar cuál es el rendimiento de cada colaborador.


CONVERSACION ES FEEDBACK RECONOCIMIENTO


Intercambio entre jefe y colaboradores para mejorar el desempeño Reuniones de comunicación para revisar el progreso de los resultados Muestras de aprecio por la contribución de una persona o el equipo


• Conversaciones

Conversaciones, esta reunión cara a cara, entre el trabajador y su supervisor, es la oportunidad para hablar de problemas y situaciones específicas que se han estado presentando en el cumplimiento del los objetivos; el líder enseña al trabajador sus habilidades y conocimientos prácticos y las sugiere formas de enfocar las cosas, al mismo tiempo el trabajador proporciona al líder información detallada acerca de lo que está haciendo, los planes que tiene y lo que le preocupa, el supervisor ha de hacer lo imposible por aumentar el rendimiento del equipo.


• Feedback.

Hace referencia al intercambio de información entre trabajadores y coordinadores con el único objetivo de conocer cómo se puede mejorar, es una opinión basada en las observaciones y las experiencias que nos permite conocer la impresión que causamos en los demás, nos gusta que se nos haga sentir empoderados e inspirados, para ello los empleados no quieren esperar un año a recibir el feedback de sus líderes, debe ser regular instantáneo y específico. En la actualidad, cualquier empleado se siente parte imprescindible de una empresa y considera esencial el poder opinar sobre cómo afrontar cada jornada laboral de manera más exitosa. Es imprescindible reunirse con ellos, conocer sus ideas y debatir sobre las diversas maneras de alcanzar los objetivos propuestos.


• Reconocimiento.

Aunque a un empleado se le pague para lograr un objetivo determinado, es también esencial valorar su desempeño y esfuerzo para conseguir alcanzar la meta final. No hay duda, en una encuesta realizada entre trabajadores de distintas empresas, un alto porcentaje de los mismos reconoce que echa de menos esas palabras de ánimo que ayuden a seguir adelante. No se trata de recibir una recompensa o un regalo, sino de notar que el trabajo realizado tiene un valor específico para el empresario, el reconocimiento continuo es una herramienta poderosa para implicar al colaborador, no sé necesitan grandes esfuerzos económico, con solo dar las gracias es una forma extraordinaria de crear compromisos.





John Doerr los presentó en su libro Measure What Matters (2017) y constituyen una pieza esencial para hacer que el trabajo se consolide y el personal lo apropie, en qué consiste cada una:

  • Las conversaciones son los intercambios entre jefe y colaborador con la intención de mejorar el desempeño,

  • El feedback por su parte son sesiones de comunicación con todo el equipo para revisar el progreso de los resultados,

  • El reconocimiento por último son esas muestras de aprecio por la contribución que hace una persona o el equipo completo.


Los CFR permiten crear un cuadro más descriptivo al ir más allá de la pregunta, ¿fue este objetivo alcanzado o no?


La frecuencia de los CFR se puede establecer durante los controles de sprint o durante la revisión al final del ciclo de OKR. El feedback grupal suele ser a principio de semana para hablar de las acciones a futuro, en cuanto a las conversaciones uno a uno, debe ser por lo menos una vez a la semana, allí puedes preguntar:

  • ¿Cómo van tus OKRs?,

  • ¿Qué oportunidades de mejora has encontrado en su cumplimiento?,

  • ¿Existen muros que te impidan alcanzar tus objetivos?


El propósito fundamental de los OKR y los CFR es ayudar a lograr la excelencia, se debe tener presente que los OKRS son los vasos comunicantes perfectos para expresar las visiones y las prioridades de los líderes, estos contribuyen a garantizar que esas prioridades y esas visiones se transmite; con los CFR los líderes se convierten en orientadores y mentores, mejoran sus habilidades de comunicación y se vuelven motivadores por naturaleza, el equipo se beneficia al tener un pensamiento más riguroso y ordenado los OKRs no sustituyen a una cultura de empresa sólida ni a un liderazgo fuerte, pero cuando esas reglas básicas están en su lugar nos pueden llevar a la cima.


DEFINICIÓN DE OKR Y CFR SEGÚN JOHN DOERR



7. ¿Quién puede trabajar con OKRs?


· OKRs para Product Owners


· OKR para los equipos de Producto


El desconocimiento de las estrategias y de los objetivos de las organizaciones lleva a:

  • Una falta de participación de los equipos, que no parecen implicarse en la elaboración de la estrategia empresarial y la definición de sus propios objetivos.

  • Falta de motivación de los miembros del equipo, lo que puede convertir el trabajo en algo mecánico y repetitivo.

  • Problemas de unificación y coordinación entre los equipos, lo que genera productos de menor calidad y un desperdicio de recursos.

  • Una infravaloración del trabajo realizado y de los esfuerzos del equipo, lo que acaba afectando a la moral colectiva.

  • Un producto incoherente, fruto de decisiones contradictorias.

  • Cualquier producto que no ayude a la empresa (en su conjunto) a lograr sus objetivos (a veces, el producto es solo una especie de impulso, entre tantos otros, para lograr estos objetivos).


Los resultados clave son los que se encargarán de dar forma a las condiciones de éxito del objetivo: Esto permite, por ejemplo:


  • Especificar el objetivo. El lanzamiento de un MVP (Producto Mínimo Viable) con éxito puede dividirse en varias dimensiones e indicadores: tasa de retención, nivel de satisfacción del usuario, impacto en el mercado, y otros.

  • Fijar un nivel de ambición cuantificado para cada dimensión.

  • Comenzar con una visión global

  • Los OKR se plantean en distintos niveles, entre otros en el nivel estratégico, y también en uno más práctico que cada equipo determinará. A partir de la misión de la empresa, la alta dirección debe definir lo que se considerará un éxito durante un período, es decir, los OKR estratégicos de la organización. Para ello, y por lo general una vez al año se fijan los objetivos comunes a toda la empresa. Cada miembro de la alta dirección debe preparar esta reunión por separado y junto con su equipo correspondiente para identificar las aspiraciones y los criterios de éxito de cada entidad de la empresa.

  • Siempre se debe evitar

  • No tengo ni idea de la estrategia de la empresa para este año,

  • Entiendo la estrategia general, pero mis objetivos están muy poco definidos o no son factibles en absoluto...


· Relación entre OKR (Objectives and Key Results) y liderazgo.


Para el pleno despliegue de un proceso OKR es fundamental desde el inicio la visión, participación y convicción de un líder. Los procesos de implementación de OKR más fluidos y exitosos son aquellos donde el líder toma la iniciativa y está convencido. Considerando que los obstáculos son variados y complejos. Sin embargo, no se trata de cualquier líder.


Evidentemente no es un “jefazo” que manda a que los OKR se implementen, ya que no funcionan así. El líder que favorece el cambio (porque no le teme), que no se enfoca en lo negativo sino en lo positivo de los colaboradores, que ve en el error una oportunidad de aprendizaje y que estimula el desarrollo integral de las personas, no es cualquier líder.


¿Por qué un líder transformacional?

Las características mínimas que debe poseer un líder transformacional:

  • Influencia Idealizada: proporciona visión y sentido de la misión, inspira orgullo, gana respeto y confianza.

  • Motivación inspiradora: comunica altas expectativas, usa símbolos para concentrar los esfuerzos, expresa propósitos importantes en forma sencilla.

  • Estimulación intelectual: fomenta la inteligencia, racionalidad y solución cuidadosa de los problemas.

  • Consideración individualizada: concede atención personal, trata a cada empleado en forma individual, dirige, asesora.


OKR es un metodología del planificación colaborativa basado en datos, para establecer y alinear objetivos medibles en las organizaciones, equipos e individuos y llevarlos a concreción, el éxito final depende del compromiso individual de cada colaborador con sus propios OKRs, que a su vez sostienen e impulsan tanto los OKRs organizacionales, como el propósito de la organización.


Se debe tener muy presente que sin la participación entusiasta de los colaboradores no emergen la creatividad, la colaboración ni el compromiso que son las capacidades organizacionales que deben estar presente y son clave (liderazgo, compromiso y colaboración) y que siempre están operando juntas, para bien o para mal.


Un líder impositivo, verticalista y controlador (y que puede ser muy carismático) no genera procesos de transformación ni cataliza innovaciones, más bien logra obediencia, dependencia y seguimiento. Y en el mundo de la complejidad y el cambio como regla, el éxito que pueda alcanzar un líder tal es a lo menos frágil.


Por tanto, existe una relación virtuosa entre OKR y estilo de liderazgo transformacional:


  • Está en capacidad de entender mejor el fenómeno de la emergencia, característica fundamental de un sistema OKR en marcha.

  • Hace gestión emocional, clave para liberar y hacer circular la energía.

  • El sistema OKR facilita el liderazgo transformacional por ser una herramienta de comunicación profunda y sostenida.


Entonces, se trata de un estilo de liderazgo no convencional, que se podría llamar no líder, aun cuando se trata de una relación OKR-liderazgo, cualquier implementación de un sistema OKR debe considerar, como condición mínima, el desarrollo del liderazgo transformacional, en todos los líderes de la organización. Ello permitirá aprovechar el círculo virtuoso del cambio sostenido por personas felices y responsables.


  • Las dos grandes dificultades de OKRs

  • Errores que no deberías cometer al implementar OKRs



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